La Apostilla de la Haya en las notas de tu hijo (Guía 2020)

Entonces ¿Es sencillo conseguir la Apostilla en notas en EEUU?

Sí, y no. Conseguirlo a la primera depende de muchos factores. Algunos podemos controlar, pero otros no.

A continuación explicaré el proceso de conseguir la Apostilla de la Haya en notas de EEUU en SEIS ETAPAS.

Para las instrucciones del estado donde está tu hijo, visita la página web del Secretario de Estado de su estado.

Hay que conseguir un boletín de notas del colegio en Estados Unidos que (ojo) cumple los requisitos de convalidación en España. ¿Qué es lo que necesita saber el Ministerio de Educación en España para poder tramitar la convalidación del curso que tu hijo ha hecho en EEUU?

·      El curso (en inglés, “grade”) – un boletín de notas en EEUU no siempre pone el curso del estudiante. A veces solo indica el año en que entró en secundaria (por ejemplo).

·      Notas para cada semestre o trimestre – no es suficiente traer unas notas finales, globales para todo el curso. El Ministerio de Educación en España exige las notas de cada semestre o trimestre, según el caso del colegio.

·      Las notas A, B, C o D – una nota P significa “aprobar” y no sirve para convalidar en España. En ese caso, hay que pedir al colegio una nota estándar y lo más probable es que sería una D (que no es bueno para la nota media, pero es mejor que suspender).

·      Los nombres de las asignaturas – cuando los nombres de las asignaturas salgan muy abreviados, prefiero pedir una carta del colegio para detallar claramente estos nombres, solo “por si acaso”, para que nadie tenga que pedir aclaraciones (y así alargar más el proceso).

·      Los créditos – fíjate bien en esto: para cada asignatura que tu hijo va a convalidar en España el boletín debería mostrar 1 crédito, que equivale más o menos 120 horas lectivas a veces repartidas en dos semestres o a veces cursadas de manera intensiva en un solo semestre o dos trimestres (para estos casos, hay que conseguir una carta del colegio explicando el sistema intensivo que se conoce como “block Schedule”).

·      Los datos personales – más vale prevenir problemas y revisar bien el nombre y (si sale) la fecha de nacimiento de tu hijo, solo para que no haya ningún detalle que no cuadre perfectamente.

• Más detalles - a veces el Ministerio de Educación necesita más información, por ejemplo si el colegio de tu hijo en EEUU sigue un horario intensivo (conocido en España como “Block Schedule”) donde una asignatura anual se hace en solo un semestre o dos trimestres por ejemplo. Estoy hay que mirar con tu agencia para ver cómo hay que preparar y proporcionar esta información o cualquier otra información que el Ministerio pudiera requerir.

En algunos estados (como Washington) basta con la firma de un oficial del colegio autorizado porque tiene su propio sistema para verificar la firma. Pero, en la mayoría de los estados, el director/oficial tiene que firmar ante notario. (Y en unos pocos estados, además de firmar ante notario, otro oficial del estado, como el “county clerk” u otra figura, tiene que verificar/certificar la firma del notario…)

Muy importante:

Cualquier error que ocurra durante la firma y preparación de las notas para la Apostilla, por pequeño que fuera, podría invalidar este proceso y hacer que el Secretario de Estado devolviera el boletín sin Apostilla de la Haya, con una carta explicando los motivos y también explicando lo que tendrías que hacer para preparar correctamente el documento.

¿Qué se puede hacer? Antes de enviar el boletín firmado al Secretario de Estado, una persona con mucha experiencia tramitando la Apostilla de la Haya en notas, diplomas y cartas explicativas de colegios en EEUU debería revisarlo bien y ante la duda, llamar al Secretario de Estados para consultar.

Mejor subsanar cualquier error antes de enviar las notas a la oficina del Secretario de Estado.

Más vale prevenir que curar. Comprobando todo bien ahorramos tiempo, energía, dinero, estrés - y noches sin dormir.

Hay que enviar todo al Secretario de Estado. Es otro momento donde un pequeño error podría convertirse en una gran frustración: envíalo todo por el servicio especial de USPS que se llama “Priority Mail”. No es caro (sobre todo pensando en lo que significan estos documentos y lo que pasaría en caso de perderlos).

Hay que enviar:

·      La solicitud o carta de presentación

·      La tasa – recomiendo comprar un Money Order (como un “giro postal”) en Correos (USPS) para pagar la tasa de la Secretaría del Estado para este trámite (hay que multiplicar el precio por el número de documentos que necesitan Apostilla).

·      Las notas (y cualquier otro documento que necesita Apostilla, como diploma o cartas explicativas del colegio) correctamente preparadas y pagando la tasa necesaria para Apostillar cada uno.

·      Un sobre de prepago que lleva encima la dirección de EEUU donde El Secretario de Estado tiene que devolver las notas con Apostilla (o una carta explicando lo que hay que subsanar).

Recomiendo comprobar todo 10 veces antes de mandar:

·      Los datos de contacto en la solicitud o carta de presentación

·      la dirección del Secretario de Estado en el sobre

·      la dirección en el sobre de prepago que la oficina de la Secretaría del Estado utilizará para devolver las notas con su Apostilla a la casa de la familia americana u otra dirección en EEUU.

Y etc. más vale prevenir que curar…

Si el Secretario de Estado no devuelve las notas con Apostilla en 2-3 semanas, recomiendo llamar directamente la oficina de legalizaciones del Secretario de Estado para preguntar por el expediente. En mi experiencia con muchos estados diferentes, suelen atender bastante bien.

En algunos estados como Texas, puede ser bastante fácil hablar con alguien en español, pero en otros no. Entonces, recomiendo que llame alguien con muy buen dominio del inglés.

Etapa 5: La respuesta del Secretario de Estado.

Hay dos posibilidades:

A: Celebrar la llegada de las notas con su Apostilla de la Haya

Si llegan las notas con la Apostilla de la Haya y todo está en orden: es hora de celebrar la victoria.

B: Solucionar problemas si no hay Apostilla

Es bastante habitual que llegan las notas con una carta explicando el motivo de no conceder y adjuntar una Apostilla de la Haya al boletín. En este caso, hay que estudiar bien la carta y seguir las instrucciones para subsanar el problema.

 No pasa nada. Lo que toca ahora es buscar soluciones.

Etapa 6: El traslado - hacer llegar a España las notas con su Apostilla

·      Si tu hijo todavía está en EEUU, debería traer estos documentos en su equipaje de mano - y no en la maleta que va a facturar, por favor. Debería guardar muy cuidadosamente estos documentos.

·      Si tu hijo tiene que volver a España antes de que lleguen las notas con la Apostilla (normal), recomiendo que deje a la familia americana unos $75 para enviar todo a España utilizando el servicio de Express Mail International (del servicio de Priority Mail) de Correos. Costará sobre $50 quizás, pero confía en mí: lo que sobra es poco por las molestias de coger el coche, ir a Correos, aparcar, guardar la cola y hacer el envío internacional.

Hace años, siempre recomendé enviar por FedEx, UPS o similar. Sin embargo, cambiaron sus procedimientos (una larga historia) y tuve la oportunidad de comprobar lo bien que funciona el servicio especial de USPS (Correos en EEUU), que ofrece también la opción de contratar el servicio de tracking.

Ojo: cualquier forma de enviar un sobre tendrá sus riesgos, así es la vida. Lo importante es elegir la forma más segura, dentro de las posibilidades disponibles.

Serenidad: todo tiene solución

A lo largo de 10 años, he visto de todo: errores humanos, errores por desconocimiento de los requisitos para una Apostilla, pérdidas de documentos, tasas incorrectas… Es solo una pequeña muestra. Pero, también en mi experiencia, he visto que todo tiene solución.

Tu agencia en España sabrá qué hacer en cada momento. Tu papel como padre o madre es comprender bien el proceso para prestar apoyo - aunque sea pasivo - con una actitud lo más constructivo posible.